Załącznik do Uchwały Nr 44/02/2024 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Tarnowiecka”
z dnia 26.02.2024
Regulamin
funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego
w Spółdzielni Mieszkaniowej „TARNOWIECKA” w Warszawie
Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), dalej „RODO”, Statut SM „TARNOWIECKA” oraz Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych – ustala się co następuje:
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin normuje cel, zasady funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego (zwanego dalej: “monitoringiem”) w Spółdzielni Mieszkaniowej „TARNOWIECKA” w Warszawie, ul. Tarnowiecka 9 lok.1 A, 04-174 Warszawa (zwana dalej: SM „TARNOWIECKA”), obszaru należącego do SM „TARNOWIECKA”. Regulamin określa ponadto zasady rejestracji i zapisu informacji z monitoringu oraz możliwość udostępniania zgromadzonych w ten sposób danych.
II. CEL ORAZ OBSZAR OBJĘTY MONITORINGIEM WIZYJNYM
§ 2
Celem zamontowania kamer nagrywających obraz jest ochrona mienia i bezpieczeństwo SM „TARNOWIECKA” oraz jej członków i osób niebędącymi członkami, którym przysługują prawa do lokali jak również rejestracja obrazu do celów dowodowych.
Infrastruktura SM „TARNOWIECKA”, która może być objęta monitoringiem to:
części wspólne budynków w zasobach SM „TARNOWIECKA”: elewacje, klatki schodowe i inne urządzenia techniczne, garaże, główne wejścia,
tereny w zasobach SM „TARNOWIECKA” wokół budynków objęte zasięgiem kamer: ciągi piesze, jezdne, tereny zielone, śmietnik oraz obiekty małej architektury.
III. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
§ 3
Administrator udostępnia na stronie internetowej pełną informację o zasadach przetwarzania
danych osobowych o treści:
1. Administratorem danych osobowych jest SM „TARNOWIECKA” reprezentowana
przez Zarząd SM „Tarnowiecka”.
Można się z nim skontaktować:
listownie, przesyłając korespondencję na nasz adres,
mailowo, przesyłając korespondencję na adres:
e-mail: zarzad@tarnowiecka.pl
Zarząd SM „TARNOWIECKA” powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez SM „TARNOWIECKA” oraz korzystania przez Panią/Pana z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, wysyłając maila na adres: iodd@tarnowiecka.pl lub listownie, przesyłając korespondencję na nasz adres (z dopiskiem IOD).
2. Przetwarzanie Państwa danych osobowych za pomocą monitoringu odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu ochrony mienia i bezpieczeństwa SM „TARNOWIECKA” oraz jej członków i osób niebędących członkami, którym przysługują prawa do lokali jak również rejestracja obrazu do celów dowodowych
3. Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora (w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych), obsługę działalności administratora.
4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące. Wyjątkiem od powyższego jest sytuacja, kiedy to nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy Spółdzielnia powzięła wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. Wówczas termin trzymiesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
5. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
6. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
7. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
8. Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
9. Obszar objęty monitoringiem oznacza się tabliczkami informacyjnymi, umieszczonych w widocznych miejscach. Tabliczka informacyjna zawiera: piktogram kamery, napis „Uwaga. Teren lub Obiekt monitorowany”.
10. Pełną informacje znajdą Państwo w Regulaminie funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego w SM „TARNOWIECKA”, który znajduje się na stronie internetowej SM „TARNOWIECKA” w zakładce RODO.
IV. ZASADY FUNKCJONOWANIA MONITORINGU
§ 4
Dane pochodzące z nagrań umożliwiające zidentyfikowanie osoby zarejestrowane i przechowywane uważane są za dane osobowe, w rozumieniu RODO.
Decyzję o zamontowaniu kamer podejmuje Zarząd SM „TARNOWIECKA”.
Do rejestratorów, nośników danych oraz obszarów przetwarzania danych osobowych z monitoringu mają dostęp tylko osoby upoważnione na piśmie przez Prezesa Zarządu oraz udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez Spółdzielnię (w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych), obsługę działalności Spółdzielni.
Monitoring funkcjonuje 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.
Osoby pisemnie upoważnione do pracy z systemami monitoringu, są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie prowadzenia monitoringu oraz dotyczących bezpieczeństwa funkcjonowania systemów monitoringu.
Rejestracji i zapisowi na nośniku danych podlega tylko obraz z kamer monitoringu bez rejestracji dźwięku.
SM „TARNOWIECKA” może zlecić firmom zewnętrznym obsługę monitoringu, badanie poprawności jego działania, dokonywanie napraw, rozbudowę sieci monitoringu.
System monitoringu składa się z kamer, rejestratorów, oprogramowania monitoringu i okablowania, a ponadto stanowiska umożliwiającego podgląd obrazu z kamer w czasie rzeczywistym. Rejestratory danych muszą znajdować się w odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach należących do SM „TARNOWIECKA”.
Wszystkie dane rejestrowane przez monitoring są zapisywane na rejestratorach danych i przechowywane nie dłużej niż przez 90 dni od dnia nagrania, po czym są automatycznie kasowane (nadpisywane). Wyjątkiem od powyższego jest sytuacja kiedy to nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy SM „TARNOWIECKA” powzięła wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. Wówczas termin trzymiesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Za właściwe przechowywanie, zabezpieczenie zapisu przed dostępem do niego osób nieuprawnionych oraz odpowiednie funkcjonowanie monitoringu i rejestratorów odpowiada Zarząd SM „Tarnowiecka”.
Dostęp do danych rejestratora zabezpieczony jest hasłem.
Hasła powinny być okresowo zmieniane.
Hasła nie mogą być przechowywane w formie otwartej (nie zaszyfrowanej).
Nie wolno przekazywać hasła osobom trzecim.
Hasła nie powinny być łatwe do odgadnięcia, to znaczy: powinny składać się z minimum 8 znaków, w tym jeden znak specjalny, cyfra i wielka litera, nie może być słowem żadnego języka.
Stacje robocze powinny być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem osób trzecich. Minimalne środki ochrony to:
zainstalowane na stacjach systemy typu: firewall oraz antywirus,
wdrożony system aktualizacji systemu operacyjnego oraz jego składników,
wymaganie podania hasła przed uzyskaniem dostępu do stacji,
bieżąca praca z wykorzystaniem konta nieposiadającego uprawnień
administracyjnych.
Prawo do ustalenia bądź zmiany hasła dostępu do rejestratora ma Zarząd SM „TARNOWIECKA”.
Zarząd SM „Tarnowiecka” prowadzi dla urządzeń rejestrujących „Dziennik monitoringu wizyjnego” stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu, w którym odnotowuje wszystkie zdarzenia związane z funkcjonowaniem monitoringu na terenie SM „TARNOWIECKA”.
V. UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH OBJĘTYCH MONITORINGIEM
§ 5
Prezes Zarządu lub Członek Zarząd zabezpiecza nagranie oraz udostępnia kopię zapisu z monitoringu na pisemny wniosek podmiotów, które wskażą podstawę prawną oraz interes prawny: osoby fizyczne, których danych dotyczą, organy lub instytucje, w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych np. sądy, policja, prokuratura, na podstawie odrębnych przepisów prawa.
Wzór wniosku o zabezpieczenie danych z monitoringu stanowi załącznik nr 2 Regulaminu, wzór wniosku o wydane kopii nagrania z monitoringu stanowi załącznik nr 3 Regulaminu.
Żądanie zabezpieczenia monitoringu realizowane jest natychmiast po otrzymaniu zgłoszenia (również zgłoszenia telefonicznego).
Osoba fizyczna ma prawo dostępu do własnych danych (wizerunku) zapisanych na obrazie monitoringu oraz do żądania ich wydania.
Osobie fizycznej, która złożyła wniosek udostępnia się fragment nagrania, który obejmuje tę osobę lub zdarzenie, które jej dotyczy, po zanonimizowaniu wizerunku osób trzecich, które widoczne są na nagraniu.
Osoba fizyczna powołująca się na nagrania monitoringu może złożyć wniosek dowodowy do odpowiedniej instytucji, ze zobowiązaniem SM „TARNOWIECKA” do udostępnienia nagrań tej instytucji.
Zabezpieczenie danych z monitoringu polega na ich zarejestrowaniu na nośnikach danych, umożliwiających ich powielenie.
Nośnik danych, na który skopiowano pliki z monitoringu powinien zostać zapakowany do koperty z opisem zawierającym: imię i nazwisko wnioskodawcy, numer porządkowy kopii, okres którego dotyczy nagranie, data wykonania kopii, dane osoby, która wykonała kopię.
Nośniki zawierające zarejestrowane dane powinny być przechowywane w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu.
Przekazanie nagrania z monitoringu odbywa się za pisemnym pokwitowaniem w przypadku osobistego odbioru, przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wzór protokół z udostępnienia danych osobowych stanowi załącznik nr 4 Regulaminu, który stanowi potwierdzenie udostępnienia danych, dla których administratorem jest SM „TARNOWIECKA”.
Dane z monitoringu zabezpieczone na wniosek podmiotu uprawnionego są przechowywane przez SM „TARNOWIECKA” przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania. Termin może ulec przedłużeniu tylko do czasu zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie prawa.
Po upływie tego terminu zabezpieczone dane są komisyjnie niszczone.
Nośnik danych zawierający zapisy z monitoringu zwrócony przez organ podlega komisyjnemu zniszczeniu.
W skład Komisji wchodzi: Prezes Zarządu, Członek Zarządu.
Datę zniszczenia zabezpieczonych kopii odnotowuje się w „Dzienniku monitoringu”.
VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 6
1. Wykorzystanie zarejestrowanych przez kamery monitoringu danych nie może naruszać wolności, godności osobistej oraz prawa do prywatności osób zarejestrowanych przez system monitoringu wizyjnego.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
Sekretarz Rady Nadzorczej Z-ca Przewodniczącej Rady Nadzorczej
p.o. Przewodniczącej
Witold Grabowski Beata Zaborek-Sroka
